warfair Personeelshandboek

Dit handboek beschrijft het fundamentele beleid, de principes en de procedures voor medewerkers bij warfair.

1.     Overkoepelend beleid

warfair heeft een overkoepelend pakket van beleid vastgesteld waaraan het bedrijf zich heeft aangesloten en waaraan van medewerkers bij warfair wordt verwacht dat zij zich aan houden en aan bijdragen. Dit beleid is van toepassing op dit personeelsbeleid en wordt beschreven op de website van het bedrijf: https://www.warfair.store/pages/open 

 

2.     Het arbeidsomgevingsbeleid van warfair

Het overkoepelende doel van het arbeidsomgevingsbeleid van warfair is om een werkplek te waarborgen waar medewerkers zich goed voelen, zich ontwikkelen en het werk dat zij verrichten als betekenisvol ervaren.

Het arbeidsomgevingsbeleid van warfair is daarom meer dan een samenvatting van de plicht van de werkplek om sociaal verantwoordelijk op te treden. Het idee achter ons arbeidsomgevingsbeleid is ook dat tevreden medewerkers goed zijn voor de productiviteit en het bedrijf een betere basis geven om zijn taken uit te voeren.

Daarom vindt de inspanning in ons arbeidsomgevingsbeleid plaats in een samenwerking tussen het management en de medewerkers. Wij voeren voortdurend een APV uit en we zijn duidelijk over hoe we werkgerelateerde stress evenals pesten en intimidatie aanpakken, en welke ondersteuning warfair in die context beschikbaar stelt. 

Het arbeidsomgevingsbeleid van warfair moet waarborgen:

1. Dat er een balans is tussen de werkzaamheden, hun hoeveelheid en zwaarte en de beschikbare tijd.
2. Dat er variatie en balans is in de werkzaamheden, bijv. tussen operationele taken en ontwikkelingsopdrachten, taken die contact vereisen en taken die concentratie veronderstellen, belastende en minder belastende werkzaamheden, goede en slechte werkzaamheden en stimulerende werkzaamheden.
3. Dat er rekening wordt gehouden met de individuele levenssituatie, inzichten, ervaring, leeftijd en arbeidscapaciteit van de medewerker bij de samenstelling van de baan.
4. Dat er aandacht is voor competentieontwikkeling en ervoor dat de individuele medewerker beschikt over de vakinhoudelijke en persoonlijke kwalificaties die het mogelijk maken om de taken uit te voeren.
5. Dat er aandacht is voor constructieve samenwerkingsmodellen (bijv. teams, werkpartners, begeleiding, supervisie, back-upfuncties), die zorgen voor goede collega-gemeenschappen en de druk op het individu verlichten.
6. Dat medewerkers ervaren dat er sprake is van organisatorische rechtvaardigheid.
7. Dat er aandacht is voor het arbeidsomgevingsaspect van verandertrajecten, bijv. herstructureringen, nieuwe technologie, organisatorische wijzigingen en het opbreken van werkgemeenschappen.
8. Dat er een plan is voor de opleiding van leidinggevenden, waaronder met name middenmanagers, over hoe men een goed fysiek en psychisch arbeidsomgeving creëert en hoe men eventuele problemen aanpakt.
9. Dat er introductieprogramma's worden opgesteld voor nieuwe medewerkers, die alle dagelijkse routines in het bedrijf behandelen die relevant zijn voor de medewerker. Hieronder behoort onder meer instructie in relevante machines en weegschalen.
10. Dat er aandacht is voor de werkplekcultuur en een goede toon op de werkplek.
11. Dat de werktijden goed worden beheerd.
12. Dat er toegang is tot relevante informatie, goed functionerende IT-systemen en vergelijkbare zaken.

3.     Medewerkerstevredenheid en werkplekbeoordeling (APV)

warfair zal de medewerkerstevredenheid volgen zowel door voortdurende en jaarlijkse medewerkersgesprekken als door jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoeken.

Er is een APV opgesteld voor het bedrijf. De APV wordt elk jaar opgesteld, hoewel de wet voorschrijft dat dit slechts om de drie jaar hoeft te gebeuren. De vragen in de APV dekken zowel de fysieke als de psychische omstandigheden. Alle ziekteverzuim op het werk wordt bovendien beoordeeld om te bepaligen of het ziekteverzuim gerelateerd is aan het arbeidsomgeving en of arbeidsomgevingsomstandigheden kunnen bijdragen aan het ziekteverzuim.

De volgende arbeidsomgevingsomstandigheden kunnen ziekteverzuim veroorzaken en komen in de APV naar voren: Ongevallen, zwaar en zwaar fysiek werk, slechte werkposities en een onbevredigende psychische arbeidsomgeving.

4.     Overvallen en schendingen –  intimidatie en pesten

warfair heeft een nul-tolerantiebeleid tegenover seksuele overvallen en schendingen en is aangesloten bij    ILO-verdrag 190 (Verdrag inzake geweld en intimidatie) om geweld en overvallen, waaronder seksuele overvallen en schendingen, te verbieden, te voorkomen en te beschermen tegen.

Er is sprake van pesten wanneer één of meerdere personen, regelmatig en gedurende langere tijd – of herhaaldelijk op grove wijze – één of meerdere andere personen blootstellen aan beledigende handelingen, die door de betrokkene als pijnlijk of vernederend worden ervaren. De beledigende handelingen worden echter pas pesten wanneer de betrokkene niet in staat is zich er effectief tegen te verdedigen. Plagen die door beide partijen als goedaardig worden ervaren, of incidentele conflicten, zijn geen pesten.

Er is sprake van seksuele intimidatie wanneer er elke vorm van ongewenste verbale, non-verbale of fysieke gedraging met seksuele ondertonen wordt getoond met het doel of het effect om de waardigheid van een persoon te schenden, met name door een bedreigende, vijandige, vernederende, kleinerende of onprettige sfeer te creëren.

Pesten/intimidatie kan niet worden geaccepteerd en het management heeft de plicht om te reageren en pesten/intimidatie te stoppen. De medewerker kan klagen bij zijn direct leidinggevende, de eigenaar van het bedrijf of diens echtgenoot, evenals klagen bij de Ethische Commissie (zie link onder ”Klachtenmechanisme”)

5.     Inclusiviteit

warfair streeft ernaar een inclusieve werkplek te zijn die ruimte creëert voor burgers die van de ene of andere kant moeite hebben gehad om voet aan de grond te krijgen op de arbeidsmarkt.

6.     Thuiswerken

De medewerkers kunnen, voor zover dat mogelijk is, vanuit huis werken.

7.     Ziekteverzuim

Verzuim wordt uiterlijk om 07.00 uur gemeld bij de direct leidinggevende. Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om een vervanger te vinden.

8.     Ander verzuim

Na overleg kan er vrij worden genomen in verband met een uitdrijving en andere persoonlijke omstandigheden.

9.     Drukte

Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om de werkzaamheden te prioriteren bij drukte evenals om de bezetting in het bedrijf te laten passen, zodat er geen voortdurende overuren zijn. Er moet eveneens de mogelijkheid zijn om de overeengekomen pauzes te nemen.

10. Anti-corruptie

warfair heeft een nul-tolerantiebeleid tegenover corruptie, en zal ernaar streven om internationale standaarden voor anti-corruptie toe te passen, waaronder Global Reporting Initiative (GRI 205: Anti-corruption) en rapportagepraktijken van Global Compact. 

11. Afvalbeheer

Al het afval moet worden behandeld als biologisch afval voor compost, papier, karton, plastic, glas en metaal.

Elektronisch afval moet worden gesorteerd en worden ingeleverd op de daarvoor bestemde plek op de gemeentelijke milieustraat.

Gevaarlijk afval (batterijen enz.) moet worden gesorteerd en worden ingeleverd in de respectievelijke afvalcontainer.

warfair streeft ernaar verpakkingen te selecteren die de beste milieu- en klimaatkenmerken hebben en tegelijkertijd voldoen aan de Deense voedselwetgeving.

Alle verpakkingen (kartonnen dozen voor verzending, papier enz.) die FSC-gecertificeerd kunnen worden ingekocht, moeten FSC-gecertificeerd worden ingekocht.

12. Omgaan met overvallen, lastige of bedreigende klanten

De medewerker is geïnstrueerd over hoe hij/zij een overval moet aanpakken; doe wat de overvaller zegt, sta niet stil of ren niet achter de overvaller aan en maak een signalement

Bij telefoontjes van bedreigende klanten wordt om het telefoonnummer gevraagd en wordt de klant geïnformeerd dat de eigenaar van het bedrijf contact met de klant zal opnemen.

Er is de mogelijkheid voor psychologische eerste hulp en crisisbegeleiding naar behoefte.

Er zijn richtlijnen opgesteld voor het afhandelen van klachten, waarbij een vervangend product wordt verzonden

13. Brand

Er is een brand- en evacuatieprotocol aanwezig dat het personeel informeert over wat zij moeten doen als zij op een bepaald moment warfair moeten evacueren vanwege brand;

1. De overzichten van nooduitgangen en vluchtwegen hangen zichtbaar op één of meerdere plaatsen in warfair en zijn niet afgedekt, en zijn met het personeel doorgenomen.
2. Vluchtwegen mogen niet worden geblokkeerd
3. Zelfsluitende deuren mogen alleen open blijven staan als ze bij brand automatisch sluiten. De zelfsluitfunctie mag daarom niet worden uitgeschakeld met wiggen, haken, dozen enz.
4. De brandblusapparatuur staat vrij en er mag geen inventaris, dozen of andere uitrusting ervoor worden geplaatst.
5. Wees voorzichtig met open vuur
6. Levende kaarsen en decoraties moeten op een onbrandbaar en stabiel oppervlak worden geplaatst en op een goede afstand van gordijnen en ander brandbaar materiaal. Aangestoken kaarsen moeten constant in het oog worden gehouden.
7. Afvalzakken en vergelijkbare zaken moeten dagelijks worden verwijderd en worden geplaatst in een speciale afvalruimte of in een container.
8. Koffiemachines, elektrische ovens en vergelijkbare elektrische apparaten moeten na gebruik altijd worden uitgeschakeld bij het stopcontact. Trek de stekker eruit.

14. Algemene informatie

De medewerker wordt geïnformeerd over

1. wijzigingen in het overkoepelende beleid en de principes
2. wijzigingen in de roosters
3. herstructureringen
4. verbouwing, verhuizing of sluiting
5. nieuwe medewerkers
6. het assortiment van warfair, aanbiedingen en uitverkoopartikelen enz.

15. Klachtenmechanisme

warfair heeft een klachtenmechanisme dat zowel door externe partners als door medewerkers kan worden gebruikt. Medewerkers kunnen schrijven naar complaints@warfair.dk. Klachten worden behandeld door de Ethische Commissie.

Meer informatie over het klachtenmechanisme is te vinden in warfair Complaints Mechanism - Policy and Procedure.